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26 octobre 2011

A la rencontre du service de l'Apostille

Le cinquantenaire de la convention "Apostille" du 5 octobre 1961 est l'occasion de présenter l'équipe opérationnelle en charge de cette procédure à la cour d'appel de Paris et d'en rappeler l'utilité.

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L'Apostille, c'est quoi ?

La convention de la Haye du 5 octobre 1961, adoptée sous l'égide de la Conférence de La Haye, a permis de faciliter la circulation et la reconnaissance des documents publics entre deux pays ayant ratifié cette Convention.

Elle a en effet substitué aux formalités complexes et longues de légalisation par la voie diplomatique, une formalité unique allégée consistant en l'apposition d'un timbre sur l'acte lui-même : l' « Apostille ».

Ratifiée par plus de 102 Etats, cette Convention est aussi particulièrement utilisée puisque plusieurs millions d'apostilles sont délivrées chaque année à travers le monde.

En France, ce sont les procureurs généraux des cours d'appel qui sont en charge de cette mission.

Pour aller plus loin:

Pour consulter ou télécharger la circulaire relative à l'application de la convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers cliquez ici

Visualisez le discours du Garde des sceaux à l'occasion du cinquantenaire

Visualisez la présentation de la convention par Hans van Loon

L'Apostille à la cour d'appel de Paris

Le service de l'Apostille de la cour d'appel de Paris se compose de trois personnes. Il s'agit d'un travail de proximité permanent qui nécessite d'être à l'écoute des diverses situations rencontrées.

Une équipe, un service

Au guichet, la responsable de service, participe à l'accueil des usagers. Son travail consiste à guider ces derniers, à apposer l'apostille ou à demander des renseignements complémentaires indispensables à l'apposition du fameux tampon. Expliquant les qualités nécessaires  à sa mission, elle rappelle d'emblée "qu'il faut apprécier le public, ne pas être timide et aimer le contact".

Les heures d'ouverture au public sont du lundi au vendredi de 9h à 12h00 et de 13h15 à 15h00. Et, malgré ce que pense le public, le travail ne se résume pas simplement à de l'accueil au guichet. Le traitement des correspondances (courriers et mails) occupe aussi une part essentielle du temps de l'équipe.

Une équipe au contact du public :

Il s'agit en moyenne d'accorder deux minutes par personne. Pour accueillir un maximum de public, le nombre d'apostilles a été limité à 5 par personne et par dossier par la directrice des greffes. logo

"Imaginez-vous ! Le cas s'est présenté, d'une personne demandant plus de 300 apostilles" explique la responsable. "Les dossiers épais prendraient un temps de traitement trop important, diminuant de manière considérable le nombre de personnes que nous serions en mesure d'accueillir».

Cela peut provoquer l'irritabilité de quelques personnes peu compréhensives. Dans ces moments, savoir présenter les choses, avoir du tact et être diplomate sont des qualités indispensables. D'ailleurs, s'agissant des correspondances reçues, tout refus est automatiquement expliqué par un écrit.

Cette activité nécessite aussi d'être dynamique et volontaire. Il faut une certaine rapidité dans l'exécution des apostilles. La vérification porte en particulier sur la signature figurant sur l'acte administratif et la qualité du signataire.

Le service de l'apostille en quelques chiffres clés:

- le passage de 110 personnes par jour
- 30 à 40 appels téléphoniques par jour
- ce sont 400 apostilles par jour
- aucune apostille n'est délivrée par voie électronique

 

 

 

 

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